1.案由無法表達案件內容特徵
案由項是指可直接表達檔案內容特徵，用以區別另一案件之案由。包括案由、並列案由及其他案由。案由之著錄來源為案件之主旨、事由或案卷封面上之案名，依照案件主旨或事由給予適切、簡要文字表達檔案內容，通常需明確表達案件主旨或事由之人、事、時、地、物等文字為原則。一般來說，著錄文字應語意簡潔、完整地摘錄案件要旨。
2.檔案產生者項著錄科室名稱
檔案產生者項可作為衡量檔案價值之重要因素，及用以區別不同檔案之重要特徵，為檔案蒐集、整理、鑑定及檔案查詢應用重要之依據及檢索項目，其應著錄檔案產生及管有機關、團體或個人，並以著錄3個為限，非著錄案卷內各案件之發、來文者。另，實務上常有檔案編目人員於檔案產生者項著錄機關內部單位，應著錄「機關全銜」。
3.案情摘要過於簡略或未綜整案情
案情摘要應著錄案卷內案情之大要內容，不加入個人闡述或評論，文字應簡潔、明確及具體，不得著錄應保密之內容或當事人、檢舉及陳情人、機構或團體名稱。內容包含：案卷之性質、重要性或目的；案情重要結果、結論、過程或數據及附件；涉及之人事時地物等關鍵詞彙；本機關於案情之權責，如：主辦、協辦、配合上級執行、配合他機關作業等。至對國家、機關、社會大眾或個人權益之維護具重大影響，或重大輿情之特殊個案，應著錄其重要案情。
資料來源：國家發展委員會檔案管理局-檔案樂活情報154期
https://www.archives.gov.tw/ALohas/ALohasColumn.aspx?c=2116#news1