每月一檔-內練檔管知識庫
《每月一檔》機關檔案檢調之常見問題
發布單位：
龍潭區戶政事務所
分 類：
每月一檔
發布日期：
111-10-18
詳細內容：
Q1：機關是否一定要提供依法調用機關檔案原件？
A：依機關檔案檢調作業要點第3點規定，檔案經微縮、電子或其他方式儲存者，借調時，非有必要，應避免使用檔案原件，其用意在避免檔案原件因不當使用遭致毀損。依法有權調用機關請求調用檔案時，機關得視個案情形，考量上述規定之立法意旨，本於權責決定。此外，考量檔案原件調用期間，機關其他業務參考之需要，建議就必要之檔案，先行複製留存。
Q2：機關調用檔案原件多年並未歸還，應如何處理?
A：如有機關調用檔案原件多年未還狀況，建請依機關檔案檢調作業要點第13點規定，對於逾期未歸還之檔案，檔案管理人員應定期辦理稽催，以確認機關是否仍有使用需求。如仍有使用需求，建議可與其協調先將檔案原件歸還進行數位化後，再來函調用，惟如經洽催3次仍不歸還時，亦可考量透過行政溝通或協調，並視實際情形再簽請權責長官處理，由機關本於權責妥處之。
Q3：業務單位人員借調檔案遲未歸還，應如何處理?
A：依機關檔案檢調作業要點第13點及機關檔案管理作業手冊第20.4.6.4款規定，對於逾期未歸還之檔案，檔案管理人員應定期辦理稽催；經洽催3次仍不歸還時，應將該調案人及稽催情形簽請機關權責長官處理。
Q4：同仁即將調職或離職，借調之檔案應如何處理?
A：同仁應於離職前歸還全部借調機關內檔案，不得再轉借其他同仁。至於借調他機關之檔案，如於調(離)職前尚未屆歸還期限，應列為職務移交事項，由業務承接人員辦理後續事宜。
資料來源：國家發展委員會檔案管理局-檔案樂活情報172期
https://www.archives.gov.tw/ALohas/ALohasColumn.aspx?c=2429
A：依機關檔案檢調作業要點第3點規定，檔案經微縮、電子或其他方式儲存者，借調時，非有必要，應避免使用檔案原件，其用意在避免檔案原件因不當使用遭致毀損。依法有權調用機關請求調用檔案時，機關得視個案情形，考量上述規定之立法意旨，本於權責決定。此外，考量檔案原件調用期間，機關其他業務參考之需要，建議就必要之檔案，先行複製留存。
Q2：機關調用檔案原件多年並未歸還，應如何處理?
A：如有機關調用檔案原件多年未還狀況，建請依機關檔案檢調作業要點第13點規定，對於逾期未歸還之檔案，檔案管理人員應定期辦理稽催，以確認機關是否仍有使用需求。如仍有使用需求，建議可與其協調先將檔案原件歸還進行數位化後，再來函調用，惟如經洽催3次仍不歸還時，亦可考量透過行政溝通或協調，並視實際情形再簽請權責長官處理，由機關本於權責妥處之。
Q3：業務單位人員借調檔案遲未歸還，應如何處理?
A：依機關檔案檢調作業要點第13點及機關檔案管理作業手冊第20.4.6.4款規定，對於逾期未歸還之檔案，檔案管理人員應定期辦理稽催；經洽催3次仍不歸還時，應將該調案人及稽催情形簽請機關權責長官處理。
Q4：同仁即將調職或離職，借調之檔案應如何處理?
A：同仁應於離職前歸還全部借調機關內檔案，不得再轉借其他同仁。至於借調他機關之檔案，如於調(離)職前尚未屆歸還期限，應列為職務移交事項，由業務承接人員辦理後續事宜。
資料來源：國家發展委員會檔案管理局-檔案樂活情報172期
https://www.archives.gov.tw/ALohas/ALohasColumn.aspx?c=2429
最後更新日期：111-10-18
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