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《每月一檔》機關檔案檢調之常見問題

  • 發布單位:龍潭區戶政事務所
  • 資料提供單位:民政局

Q1:機關是否一定要提供依法調用機關檔案原件?
A:依機關檔案檢調作業要點第3點規定,檔案經微縮、電子或其他方式儲存者,借調時,非有必要,應避免使用檔案原件,其用意在避免檔案原件因不當使用遭致毀損。依法有權調用機關請求調用檔案時,機關得視個案情形,考量上述規定之立法意旨,本於權責決定。此外,考量檔案原件調用期間,機關其他業務參考之需要,建議就必要之檔案,先行複製留存。

Q2:機關調用檔案原件多年並未歸還,應如何處理?
A:如有機關調用檔案原件多年未還狀況,建請依機關檔案檢調作業要點第13點規定,對於逾期未歸還之檔案,檔案管理人員應定期辦理稽催,以確認機關是否仍有使用需求。如仍有使用需求,建議可與其協調先將檔案原件歸還進行數位化後,再來函調用,惟如經洽催3次仍不歸還時,亦可考量透過行政溝通或協調,並視實際情形再簽請權責長官處理,由機關本於權責妥處之。

Q3:業務單位人員借調檔案遲未歸還,應如何處理?
A:依機關檔案檢調作業要點第13點及機關檔案管理作業手冊第20.4.6.4款規定,對於逾期未歸還之檔案,檔案管理人員應定期辦理稽催;經洽催3次仍不歸還時,應將該調案人及稽催情形簽請機關權責長官處理。

Q4:同仁即將調職或離職,借調之檔案應如何處理?
A:同仁應於離職前歸還全部借調機關內檔案,不得再轉借其他同仁。至於借調他機關之檔案,如於調(離)職前尚未屆歸還期限,應列為職務移交事項,由業務承接人員辦理後續事宜。

資料來源:國家發展委員會檔案管理局-檔案樂活情報172期
https://www.archives.gov.tw/ALohas/ALohasColumn.aspx?c=2429