壹、檔案目錄彙送作業基礎概念
檔案目錄彙送是指各機關依國家發展委員會檔案管理局(簡稱檔案局)訂定之時程及規定，將前半年完成新增及更新之檔案電子目錄轉出，上傳至機關檔案管理資訊網(簡稱ONLINE)後，再彙整送交檔案局公布之事項。
貳、實務執行常見問題與做法說明
Q1：為何要做目錄彙送？
A1：辦理目錄彙送的原因如下：
1、落實法遵事項，提供各界便捷之檔案目錄查詢方式。
2、機關可透過目錄資訊，有效掌握管有檔案之現況。
3、政府資訊公開並滿足民眾知的權利，俾申請檔案應用。
Q2：如果有移轉、移交或銷毀檔案狀況，也是半年做一次目錄彙送嗎？
A2：如有移轉、移交或銷毀檔案狀況，當儘速辦理目錄更新後彙送作業，無需等待每半年規定之作業時程。
Q3：同一案卷內有機密檔案與一般檔案者，是否需辦理檔案目錄彙送？
A3：現行檔案目錄公布單元為案卷層級，同一案卷內含有部分案件列有機密等級，於案卷層級編目時，依機關檔案管理作業手冊第9章「編目」9.4.1.3第3目規定，其「密等及保存年限」欄位即應著錄該案卷內最高之機密等級，並依機密檔案管理辦法第5條規定，於目錄彙送作業時排除該案卷，不予彙送公布。(資料來源：國家發展委員會檔案管理局-檔案樂活情報190期)