一、停：逐案核對實體檔案與資訊
各機關之檔案移轉目錄均需匯入國家檔案資訊系統，據以確認移轉目錄資訊與實體檔案封面記載資訊是否相符。相符者，即逐卷以6B鉛筆註記檔號(年度號+分類號+案次號+卷次號)於檔案原件封面右上角，便利日後調案時可快速辨認調檔。
二、看：判定檔案保存狀況
進行檔案保存狀況檢視時，應逐頁小心翻閱檔案，例如：觀察紙張劣化、黃化、破損或蟲蛀情形；若有附件袋亦應確認內容物並加以註記概要資訊。
三、清：清除檔案上之金屬物及塵埃
許多機關慣用釘書針、強力夾、長尾夾或迴紋針來固定檔案，此種加固方式會增加檔案受損風險，時間一久易產生鐵銹斑，因此在進行保存狀況檢視時，應使用除釘器小心將金屬物去除；又檔案表面如有塵埃等髒污，應以軟羊毛刷輕輕掃除，以減緩檔案劣化速度。
