一、檔案目錄的重要性(What)
檔案具有行政稽憑、法律信證、史料供證及學術研究價值，是保存歷史真實紀錄的第一手資料，也是解讀政策的社會公器。而檔案目錄就是根據檔案的內容及外觀型式進行描述所編製成的，是檢索檔案資訊的重要工具，也是檔案管理作業的基礎。
二、為何要做檔案目錄彙送(Why)
為落實政府資訊公開，滿足民眾知的權利，依檔案法規定，各機關應將檔案目錄每半年送交檔案管理局，彙整公布於「機關檔案目錄查詢網(NEAR)」，以提供民眾查詢檔案目錄及申請應用檔案，達到促進檔案開放與運用，充分發揮檔案功能之目的。
三、哪些機關要做(Who)
應辦理檔案目錄彙送作業之機關，包含各級之中央及地方機關、受政府委託行使公權力之個人或團體於受託事務範圍內，以及公立大專院校等機關學校。
四、何時做(When)
檔案管理局為提升線上目錄彙送之效率，訂有機關檔案目錄送交期程，分散各機關彙送時間，以增加系統匯入的速度；本所彙送時間為每年3月及9月。
五、如何做(How)
(一)系統操作：將前半年編目完成及更新(完成修改、刪除、銷毀、移轉、移交註記)之電子檔案目錄轉出後，於機關管理資訊系統執行線上檢測，檢測無誤後再進行匯入作業。
(二)公文送交：各機關每半年辦理目錄彙送作業時，應按檔案法施行細則第10條規定之送交程序，備函並檢附檔案目錄彙送說明表送交檔案管理局。
六、彙送範圍
除了機密檔案目錄，依機密檔案管理辦法第5條規定，不予彙送外，其餘一般檔案目錄(現行與回溯檔案)均應送交檔案管理局彙整公布；密件於完成機密等級註銷後，應依一般檔案管理，並辦理目錄彙送。
資料來源：國家發展委員會檔案管理局-檔案樂活情報74期
https://www.archives.gov.tw/alohasImages/74/theme.html