跳到主要內容區塊

《每月一檔》檔案銷毀常見問題

  • 發布單位:龍潭區戶政事務所
  • 資料提供單位:民政局

Q1:檔案清理與檔案清查有什麼不同?
A:檔案清理與清查的定義如下:
1.檔案清理:檔案法施行細則第6條第1項第6款規定,「清理」係依檔案目錄逐案核對,將逾保存年限之檔案或已屆移轉年限之永久保存檔案,分別辦理銷毀或移轉,或為其他必要之處理。
2.檔案清查:依機關檔案管理作業手冊12.4.3規定,「清查」係指檔案管理人員依照檔案目錄,逐案或逐件核對管有檔案並檢查其保存狀況之過程。

Q2:機關早期檔案,原定保存年限較短,但是依機關共通性檔案保存年限基準表所訂保存年限為永久保存,是否還能進行銷毀?
A:本局訂頒之機關共通性檔案保存年限基準,係作為機關共通性檔案保存年限判定之最低標準及其清理處置之依據,若機關檔案符合基準之適用範圍,保存年限不得低於基準之規定,應依基準調整為永久保存,不得銷毀。

Q3:機關檔案管理作手冊16.4.1.8規定,檔案管理人員執行檔案銷毀時,應依媒體型式,選用適當之銷毀方法,會同相關單位派員全程監控,請問「會同相關單位」,一定要請政風室嗎?
A:檔案管理人員執行檔案銷毀時,應依媒體型式,選用適當之銷毀方法,會同相關單位派員全程監控,其用意係在規範機關覈實執行檔案銷毀作業,並未明文由政風人員監毀。所以檔案監毀人,機關應本於權責妥適指派,惟須簽請機關權責長官核准後辦理。

資料來源:國家發展委員會檔案管理局-檔案樂活情報143期
https://www.archives.gov.tw/ALohas/ALohasColumn.aspx?c=1898